Nunca más volveré a perder el tiempo en el trabajo
Aprovechar cada minuto es la fórmula mágica para la productividad.
Aprovechar cada minuto es la fórmula mágica para la productividad.
Es usted de los que viven convencidos de que resulta rentable quedarse en la oficina a pesar de que no esté haciendo nada productivo? Si es así, sepa que es una especie en extinción. Un ejemplar de otro siglo, de otra cultura y de un modelo caduco de organización del trabajo.
Perder el tiempo no es sólo un vicio de "indios". También lo es de "jefes". Algunos directivos se refugian en tareas rutinarias que saben cómo desempeñar para evitar otras como mejorar el rendimiento o lograr que los subordinados sean más productivos. Podría decirse que ciertas organizaciones y determinados entornos laborales "permiten" a algunos ejecutivos ser improductivos.
Las reuniones innecesarias e ineficaces convocadas por los típicos ladrones del tiempo de los demás; los correos electrónicos; las llamadas telefónicas e interrupciones; los Power Point absurdos y eternos; la actividad en la Red; las tertulias y chismes en la máquina de café o mientras se fuma un pitillo son algunas de las principales actividades devoradoras de tiempo.
Si su vida profesional está asociada a la pérdida de horas en el trabajo no le queda más remedio que cambiar de vida, porque nunca como hoy el tiempo es oro. Aquí van algunos consejos:
1.Sepa negociar bien a qué se compromete. Lo que hace, debe hacerlo bien. Muchas veces, por no poner límites tiene demasiadas cosas pendientes, y esto repercute en su fiabilidad e imagen pública.
2.Evite las interrupciones compulsivas (coger el teléfono, contestar un correo, alguien que entra...).
3.Es bueno bloquear espacios para concentrarse. Y usar una buena agenda electrónica. Contar con listas de prioridades ayuda a que su tiempo sea de más calidad. Hay que dejar colchones para imprevistos, cambios y desplazamientos entre unas actividades y otras.
4.Objetivos claros: No se puede estar seguro de que va a cumplir los objetivos si no sabe exactamente cuáles son estos. Simplifique su vida y decida qué es lo importante y lo accesorio. Una vez que lo tenga claro podrá determinar la cantidad de tiempo que puede dedicar a una u otra actividad.
5.Tenga en cuenta que hay tareas que pueden delegarse, diferirse o abandonarse. Y que los proyectos se pueden segmentar en tareas más pequeñas y mucho más manejables.
6.Para ser eficiente, lo ideal es adecuar los ritmos de trabajo a los propios biorritmos, y a los momentos de especial creatividad e inspiración. Un día puede trabajar 10 horas y otro 5... Depende de cómo se encuentre en cada momento... Hay ocasiones de especial productividad y creatividad, y debemos ajustar el horario a esos instantes de inspiración.
7.Aunque pueda parecerle increíble, algunas "distracciones" en el trabajo no sólo no son perniciosas, sino que pueden resultar positivas e incluso necesarias. En realidad, si la gente hace bien su trabajo, no debería preocuparnos que existan ciertas evasiones, y lo último que una empresa debería hacer es establecer una regulación formal que restrinja las actividades lúdicas en horario de trabajo.
8.Es bueno y hasta aconsejable desconectar cada dos horas, porque a partir de los 90 minutos su atención decae. Fisiológicamente se agota, y cortar un poco hace que vuelva con más eficiencia.
9.Las reuniones improductivas son un agujero negro para el tiempo y la productividad. Hay que prepararlas adecuadamente, clarificando el propósito de las mismas; utilizándolas para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir de manera interminable problemas operativos del día a día.
10.Lo importante es tener clara la tipología de las reuniones; si éstas son periódicas, específicas o urgentes; quién las convoca... Hay que contar con una agenda acerca del sentido de la reunión que fuerce a los individuos a pensar acerca de aquello que desean que se cumpla y que ayude a alcanzar un objetivo.
Perder el tiempo no es sólo un vicio de "indios". También lo es de "jefes". Algunos directivos se refugian en tareas rutinarias que saben cómo desempeñar para evitar otras como mejorar el rendimiento o lograr que los subordinados sean más productivos. Podría decirse que ciertas organizaciones y determinados entornos laborales "permiten" a algunos ejecutivos ser improductivos.
Las reuniones innecesarias e ineficaces convocadas por los típicos ladrones del tiempo de los demás; los correos electrónicos; las llamadas telefónicas e interrupciones; los Power Point absurdos y eternos; la actividad en la Red; las tertulias y chismes en la máquina de café o mientras se fuma un pitillo son algunas de las principales actividades devoradoras de tiempo.
Si su vida profesional está asociada a la pérdida de horas en el trabajo no le queda más remedio que cambiar de vida, porque nunca como hoy el tiempo es oro. Aquí van algunos consejos:
1.Sepa negociar bien a qué se compromete. Lo que hace, debe hacerlo bien. Muchas veces, por no poner límites tiene demasiadas cosas pendientes, y esto repercute en su fiabilidad e imagen pública.
2.Evite las interrupciones compulsivas (coger el teléfono, contestar un correo, alguien que entra...).
3.Es bueno bloquear espacios para concentrarse. Y usar una buena agenda electrónica. Contar con listas de prioridades ayuda a que su tiempo sea de más calidad. Hay que dejar colchones para imprevistos, cambios y desplazamientos entre unas actividades y otras.
4.Objetivos claros: No se puede estar seguro de que va a cumplir los objetivos si no sabe exactamente cuáles son estos. Simplifique su vida y decida qué es lo importante y lo accesorio. Una vez que lo tenga claro podrá determinar la cantidad de tiempo que puede dedicar a una u otra actividad.
5.Tenga en cuenta que hay tareas que pueden delegarse, diferirse o abandonarse. Y que los proyectos se pueden segmentar en tareas más pequeñas y mucho más manejables.
6.Para ser eficiente, lo ideal es adecuar los ritmos de trabajo a los propios biorritmos, y a los momentos de especial creatividad e inspiración. Un día puede trabajar 10 horas y otro 5... Depende de cómo se encuentre en cada momento... Hay ocasiones de especial productividad y creatividad, y debemos ajustar el horario a esos instantes de inspiración.
7.Aunque pueda parecerle increíble, algunas "distracciones" en el trabajo no sólo no son perniciosas, sino que pueden resultar positivas e incluso necesarias. En realidad, si la gente hace bien su trabajo, no debería preocuparnos que existan ciertas evasiones, y lo último que una empresa debería hacer es establecer una regulación formal que restrinja las actividades lúdicas en horario de trabajo.
8.Es bueno y hasta aconsejable desconectar cada dos horas, porque a partir de los 90 minutos su atención decae. Fisiológicamente se agota, y cortar un poco hace que vuelva con más eficiencia.
9.Las reuniones improductivas son un agujero negro para el tiempo y la productividad. Hay que prepararlas adecuadamente, clarificando el propósito de las mismas; utilizándolas para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir de manera interminable problemas operativos del día a día.
10.Lo importante es tener clara la tipología de las reuniones; si éstas son periódicas, específicas o urgentes; quién las convoca... Hay que contar con una agenda acerca del sentido de la reunión que fuerce a los individuos a pensar acerca de aquello que desean que se cumpla y que ayude a alcanzar un objetivo.
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