¡EFICACIA Y EFICIENCIA?

Claves para ganar la carrera de la eficacia sin sudar la camiseta
Ser eficaz tiene que ver con la productividad, es decir, trabajar más con menos recursos. Sin embargo, lograr que los empleados se impliquen y den lo mejor requiere una gestión impecable.
Hace varios años una consultora británica de reconocido prestigio despidió a un consultor español. El motivo está relacionado con el tema que nos ocupa. A partir de las cinco todos los empleados daban por finalizada su jornada laboral, salvo este joven que permanecía en la oficina. Esta costumbre le costó el despido. Sus jefes cuestionaban su eficacia porque no podía finalizar su trabajo al mismo ritmo que el resto. De eso va la eficacia y la eficiencia, de conseguir los resultados y, además, hacerlo con los medios adecuados.
Mantener este equilibrio es un objetivo prioritario para las organizaciones. Muchas de ellas, como Repsol, Telefónica e Iberdrola han ligado estos conceptos a la productividad y al salario de sus empleados. José Manuel Chapado, socio director de Isavia Consultores, explica que “hace falta eficiencia. No basta con alcanzar los resultados, hay que lograrlo con menos recursos, en menos tiempo y con más calidad que los demás”. Desde su punto de vista “eso explica la inquietud que existe sobre la competitividad. Hasta el crítico y trascendente Ministerio de Economía lleva el apellido de Competitividad”.
La motivación y la comunicación son las claves para sacar el mejor partido a la gestión
Un trabajo de todos Conseguir este reto depende tanto de los jefes como de los empleados. Los primeros deben pulir su gestión y los segundos trabajar su responsabilidad. Josep Ginesta, director de la Oficina de Trabajo de la UOC, apunta que “el cometido del jefe es definir las reglas del juego, las funciones de cada empleado y, sobre todo, los restos que se esperan”. El empleado tiene que concentrar sus esfuerzos en los objetivos del puesto y hacerlos tangibles: “Debe saber leer su hoja de ruta y enriquecer el sistema aportando mejoras en su trabajo”.
En resumen, nada nuevo: liderazgo e iniciativa, dos ingredientes que no por recurrentes dejan de ser imprescindibles. Diego Martos, director de Di Towanda, asegura que la mejor eficacia en la gestión de personas está en “saber motivar y comunicar. Sólo cuando se tiene claro qué se puede conseguir de los equipos y la empresa se puede sacar el mejor partido en la gestión”. Entre las cualidades del jefe señala la capacidad de perspectiva, relación con los clientes apoyando al equipo, reuniones eficaces, etcétera.
Sin embargo, gestionar la eficacia no es sencillo y cada vez son más habituales los mecanismos para medir y conseguir este reto. Javier Mateos, director de Think&Go, propone el modelo del círculo de Deming que establece cuatro etapas. La primera Plan, “si no sabemos el objetivo, difícilmente lo conseguiremos”. Le sigue Do, “ejecutar lo que se ha definido utilizando los procesos establecidos”. En tercer lugar se encuentra Check, es decir, “medir, comprobar periódicamente los avances, los resultados y las desviaciones”. La última fase es Act: “Después de revisar hay que introducir las mejoras adecuadas para lograr los retos establecidos en la primera fase”.
En la eficiencia no importan los índices de ocupación, sino la consecución del beneficio final
¿Es posible medir la eficacia productiva? Chapado piensa que la mayoría de las herramientas que persiguen ese fin se centran en los logros individuales, sin tener en cuenta la aportación a la meta colectiva: “No importan los índices de ocupación, sino la consecución del beneficio final. Hemos de fijarnos más en el para qué que en el porqué de las cosas. Y si existe algo para lo que no existe un objetivo claro, es que sobra”.
Ginesta concluye que, a menudo, la falta de eficacia tiene que ver con carencias organizativas: “Si somos capaces de delimitar muy bien lo que se espera de cada uno de nuestros colaboradores, como esperamos que lo consiga, plazos y, además, le definimos cómo vamos a valorarlo conjuntamente, es probable que sus esfuerzos se orienten a lo que nos aporta resultado”.